FAQ Output Management

Output Management bezeichnet die zentrale Erzeugung, Aufbereitung, Verteilung und Weiterentwicklung sämtlicher schriftlicher Kommunikation mit Kunden und Partnern eines Unternehmens, von der Rechnung über den Vertrag bis zum Kundenbrief. Ein Output Management System (OMS) sorgt dafür, dass diese Dokumente in einheitlichem Layout, an den richtigen Kanal geliefert werden, damit sie über diesen zum richtigen Zeitpunkt bei der Empfängerin oder dem Empfänger ankommen, egal ob per Post, E-Mail, Portal oder elektronischem Datenaustausch. Für den Begriff Output Management wird auch häufig Customer Communication Management (CCM) verwendet.

Bei Solunex steht die bestmögliche Kommunikationserfahrung im Mittelpunkt. Unser Anspruch ist es, dass die gesamte Kundenkommunikation modern, reibungslos und wie aus einem Guss funktioniert, ohne Brüche zwischen einzelnen Systemen, Kanälen oder Prozessschritten.

Dahinter steht der One-Platform-Gedanke: Von der Datenaufbereitung über die Vorlagengestaltung bis zur mehrkanaligen Ausgabe wird alles über einen zentralen Service erstellt und verarbeitet. Statt einer Sammlung lose verbundener Werkzeuge erhalten unsere Kunden eine durchgängige Plattform, auf der sich Dokumente konsistent erzeugen, steuern und über jeden gewünschten Kanal ausliefern lassen. Das Ergebnis ist eine Kommunikation, die für den Endkunden professionell und einheitlich wirkt, und für unsere Kunden planbar und im Betrieb effizient bleibt.

Unter Mehrkanalfähigkeit, auch als Omnichannel-Fähigkeit bezeichnet, versteht man die Fähigkeit eines Kommunikationssystems, jede Art von Kommunikation über jeden geeigneten Kommunikationskanal liefern zu können. Dabei sind der Kanalwunsch des jeweiligen Kunden oder Partners sowie ggf. gesetzliche oder regulatorische Vorgaben entscheidend für die Wahl des Kanals. Auch kommunikationsstrategische Überlegungen, wie eine Digitalisierungsstrategie können in die Wahl des jeweiligen Kommunikationskanals einfliessen.

Praktisch jede Form von Geschäftskorrespondenz lässt sich über ein OMS abbilden. Typische Beispiele:

• Transaktionsdokumente: Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge
• Vertragsdokumente: Policen, Verträge, Nachträge, Kündigungsbestätigungen
• Kundenkommunikation: Begrüssungsschreiben, Informationsbriefe, Serienbriefe
• Massendokumente: Jahresabrechnungen, Beitragsanpassungen, Steuerbescheinigungen
• Interaktive Dokumente: individuell zusammengestellte Angebote oder Anschreiben

Ein klassisches Drucksystem erzeugt Dokumente und gibt sie auf Papier aus. Ein Output Management System geht deutlich weiter: Es unterscheidet intern zwischen Inhalt, Layout und Steuerungslogik, bündelt die Dokumentenerzeugung zentral und steuert die Verteilung über definierte Kanäle. Damit lassen sich dieselben Inhalte ohne Mehraufwand gedruckt, als PDF, per E-Mail, über ein Kundenportal oder als strukturierter Datensatz ausgeben, bei einheitlichem Corporate Design und zentral pflegbaren Vorlagen.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Konsistenz: einheitliches Corporate Design über alle Dokumente und Kanäle
• Effizienz: zentrale Vorlagenpflege statt verstreuter Einzellösungen
• Mehrkanalfähigkeit: Druck, E-Mail, Portal und elektronischer Datenaustausch aus einer Quelle
• Compliance: nachvollziehbare, auditierbare Dokumentenprozesse
• Skalierbarkeit: von einzelnen Dokumenten bis zu Massenläufen mit Millionen Sendungen
• Kostensenkung: weniger manueller Aufwand, optimierte Druck- und Versandkosten

Eine kleine Begriffsübersicht zur Orientierung:

• CCM (Customer Communication Management): Begriff wird synonym mit Output Management verwendet
• Template / Vorlage: wiederverwendbares Layout, in das variable Daten eingespeist werden können
• Aufbereitung: Zusammenführung von Daten und Vorlage zum fertigen Dokument
• Bundling / Sammelversand: Zusammenfassen mehrerer Dokumente an denselben Empfänger
• Whitemail / Inbound: die Gegenrichtung, eingehende Dokumente verarbeiten
• Batch vs. Online: Massenverarbeitung im Hintergrund gegenüber Einzeldokument in Echtzeit
• Omnichannel: Kommunikationsfähigkeit über alle verfügbaren Kontaktkanäle oder Kombinationen von diesen

Ein OMS lohnt sich überall dort, wo regelmässig Dokumente in relevanter Zahl erzeugt und über mehrere Kanäle verteilt werden. Dies schliesst KMU explizit mit ein, bereits mittelständische Unternehmen mit einigen tausend Dokumenten pro Monat profitieren von Zentralisierung und Mehrkanalfähigkeit. Massgeblich ist weniger die reine Unternehmensgrösse als das Dokumentenvolumen, die Anzahl der Vorlagen und die Anforderungen an Konsistenz und Compliance.

Output Management ist überall dort zentral, wo viele kundenindividuelle Dokumente entstehen. Besonders ausgeprägt ist der Einsatz bei:

• Versicherungen: Offerten, Policen, Nachträge, Schadenkorrespondenz, Beitragsanpassungen
• Banken und Finanzdienstleister: Kontoauszüge, Portfolios, Wertpapierabrechnungen, Reportings
• Gesundheitswesen: Abrechnungen, Befundberichte, Patientenkorrespondenz
• Energieversorgern und Telekommunikation: Jahresabrechnungen, Tarifinformationen, Kampagnenschreiben
• Öffentliche Verwaltung: Bescheide, amtliche Schreiben, Massenversand mit gesetzlichen Anforderungen

Die häufigsten Anwendungsfälle lassen sich drei Kategorien zuordnen:

• Batch-Verarbeitung: grosse Mengen gleichartiger Dokumente, z. B. monatliche Rechnungsläufe oder jährliche Abrechnungen
• Echtzeit- oder Online-Erzeugung: einzelner Dokumente auf Anfrage, z. B. eine Police direkt nach Vertragsabschluss
• Interaktive Dokumente: Sachbearbeitende erstellen individuelle Schreiben aus vordefinierten Bausteinen

Ein modernes OMS erzeugt Dokumente kanalunabhängig und entscheidet erst bei der finalen Aufbereitung über den Ausgabeweg. Derselbe Inhalt kann gedruckt und kuvertiert, als barrierearmes PDF per E-Mail versandt, in ein Kundenportal eingestellt oder als strukturierter Datensatz an ein Drittsystem übergeben werden. Die Kanalwahl lässt sich für jede Sendung steuern, etwa nach hinterlegter Präferenz der Adressaten oder gesetzlichen Vorgaben.

Im Kern ist Output Management auf die ausgehende Kommunikation ausgerichtet. Viele Lösungen lassen sich jedoch mit Input Management Komponenten kombinieren, sodass eingehende Dokumente erfasst, klassifiziert und in die nachgelagerten Prozesse eingespeist werden können. So entsteht ein durchgängiger Kommunikationskreislauf (Closed Loop) von der eingehenden Anfrage bis zur ausgehenden Antwort.

Ein typischer Anwendungsfall ist die Ablösung eines bestehenden Altsystems. Ein Unternehmen möchte seine in die Jahre gekommene Output Management Lösung durch eine moderne ersetzen, ohne dabei die umliegenden Fachsysteme zu belasten.

Unser Vorgehen dabei: Wir analysieren zunächst die ein- und ausgehenden Datenströme (Input und Output) und bauen die Dokumentenlandschaft sinnvoll und in enger Absprache mit dem Kunden auf der neuen Plattform nach. Ziel ist, dass die angrenzenden Umsysteme vom Wechsel möglichst unberührt bleiben, sie liefern und empfangen ihre Daten weiterhin wie gewohnt.

Das Ergebnis ist ein laufendes, produktives System. Auf Wunsch befähigen wir den Kunden parallel durch gezielte Schulungen (Enablement), sodass er die Lösung eigenständig betreiben und weiterentwickeln kann.

Die Ablösung eines bestehenden Systems erfolgt typischerweise in mehreren Phasen: Analyse des Bestands, Konzeption der Zielarchitektur, Migration der Vorlagen und Daten, Test und Abnahme sowie der produktive Umstieg (Cutover). Ein strukturiertes Vorgehen mit klaren Meilensteinen reduziert Risiken und sorgt dafür, dass der laufende Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird.

Bei einer automatisierten Migration werden bestehende Dokumentvorlagen mit Werkzeugunterstützung analysiert, strukturiert auf das Zielsystem abgebildet (Mapping) und automatisiert getestet. Gegenüber der manuellen Neuerstellung kann dieses Vorgehen erheblich Zeit einsparen, Fehler reduzieren und den Migrationsprozess reproduzierbar und nachvollziehbar machen. Besonders bei grossen, strukturell ähnlichen Vorlagenbeständen lohnt sich dieser Ansatz.

Eine automatisierte Migration lohnt sich besonders, wenn die zu migrierenden Vorlagen zahlreich, strukturell vielschichtig und inhaltlich aktuell sind. Dann schützt die Automatisierung die bestehende fachliche Investition. Sind die Vorlagen hingegen grösstenteils veraltet oder nicht mehr migrationswürdig, kann eine selektive Neuerstellung wirtschaftlich sinnvoller sein. Eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse, die auch die Qualität und Aktualität der Bestände berücksichtigt, gibt hier Klarheit.

Die Dauer hängt stark vom Umfang ab, von der Anzahl der Vorlagen über die Zahl der anzubindenden Quellsysteme bis zu den Ausgabekanälen. Kleinere Projekte sind in wenigen Monaten produktiv, umfangreiche Migrationen grosser Vorlagenbestände können auch zwölf Monate und länger umfassen. Gerne beziehen Sie uns bereits für eine Voranalyse und Beratung ein, so erhalten Sie eine fundierte Einschätzung zu Aufwand und Laufzeit, bevor Sie sich festlegen.

Die zentralen Risiken sind Betriebsunterbrechungen während des Umstiegs, Abweichungen im Layout der migrierten Dokumente und der mögliche Verlust von Daten oder Vorlagen. Diese Risiken werden durch automatisierte Testverfahren (Vergleich von Alt- und Neu-Dokumenten), saubere Backups, einen schrittweisen Cutover und einen vorbereiteten Rückfallplan beherrscht. Ein begleitendes Risikomanagement stellt sicher, dass kritische Punkte früh sichtbar werden.

Die Serie M/ ist die Output Management Produktlinie von kwsoft® (kühn & weyh). Sie deckt den gesamten Dokumentenprozess ab, von der Datenaufbereitung über die Vorlagengestaltung bis zur mehrkanaligen Ausgabe. Solunex betreibt die Serie M/ in enger Zusammenarbeit mit kwsoft® als Cloud-Lösung und begleitet Kunden von der Einführung über die Migration bis zum laufenden Betrieb.

Solunex betreibt die Serie M/ in enger Partnerschaft mit kwsoft® als Betreiber der kwsoft® Swiss Cloud. Das bedeutet: Kunden beziehen die Lösung als Service, während Solunex Verfügbarkeit, Betrieb, Wartung und Support verantwortet. kwsoft® als Hersteller bringt die Produktexpertise ein, Solunex die Cloud- und Betriebskompetenz.

Mit über 35 Jahren Erfahrung aus erfolgreichen Kundenprojekten verfügt das Team von Solunex über tiefe fachliche und technische Expertise im Output Management. Ein wesentlicher Vorteil für unsere Kunden: Die Betreuung erfolgt durch unser Team aus der Schweiz, mit kurzen Wegen und mit dem Verständnis für die spezifischen Anforderungen des Schweizer Marktes.

Als vollwertiges Output-Management-System deckt die Serie M/ typischerweise folgende Funktionsbereiche ab:

• Datenaufbereitung und Anbindung an Quellsysteme
• Zentrale Vorlagen- und Layoutgestaltung im Corporate Design
• Batch- und Online-Dokumentenerzeugung
• Mehrkanalige Ausgabe (Druck, E-Mail, Portal, elektronischer Datenaustausch)
• Bündelung und Sammelversand
• Nachverarbeitung für Druck- und Versanddienstleister

Der Cloud-Bezug der Serie M/, über das kwsoft® Swiss Cloud Angebot, bringt mehrere Vorteile: Kunden müssen keine eigene Infrastruktur aufbauen und betreiben, profitieren von planbaren Betriebskosten und erhalten Wartung, Updates und Skalierung als Teil des Service. Solunex übernimmt Verfügbarkeit und Betrieb, sodass sich der Kunde auf seine Fachprozesse konzentrieren kann. Lastspitzen, etwa bei grossen Abrechnungsläufen, können durch die Cloud-Infrastruktur elastisch abgefedert werden.

Ja. Ein Output Management System ist für die Anbindung an vorgelagerte Fachsysteme ausgelegt, etwa Kernsysteme von Versicherungen und Banken, ERP-Systeme oder andere Branchenlösungen. Grundsätzlich gibt es bei der Integration keine bekannten Einschränkungen: Über etablierte Schnittstellen und Datenformate lässt sich die Serie M/ an nahezu jedes vorgelagerte System anbinden. Die Serie M/ übernimmt dabei die Dokumentenerzeugung, während die Fachdaten in den bestehenden Systemen verbleiben.

Die Migration auf die Serie M/ folgt dem bewährten Phasenmodell: Analyse des bestehenden Dokumentenbestands, Konzeption, Migration der Vorlagen (wo sinnvoll automatisiert), Test mit Vergleich von Alt- und Neu-Dokumenten, Abnahme und produktiver Umstieg. Da Solunex, im Falle der kwsoft® Swiss Cloud sowohl die Migration als auch den anschliessenden Betrieb verantwortet, erfolgt der Übergang in den Cloud-Betrieb nahtlos aus einer Hand.

ERGÄNZEN [Preismodell ergänzen: Wird nach Dokumentenvolumen, nach Nutzern, als Pauschale oder als Kombination abgerechnet? Gibt es eine Grundgebühr plus nutzungsabhängige Komponenten? Hier nur das angeben, was öffentlich kommuniziert werden soll.]

Solunex betreibt die Serie M/ auf Microsoft Azure. Azure ist eine der führenden Cloud-Plattformen weltweit und bietet mit Rechenzentren in der Schweiz (Azure Switzerland) die Möglichkeit, Daten innerhalb der Landesgrenzen zu verarbeiten und zu speichern, was einen entscheidenden Faktor für Schweizer Kunden mit hohen Datenschutzanforderungen darstellen kann.

Ja. Über die Azure-Regionen in der Schweiz (Switzerland North und Switzerland West) lassen sich Daten ausschliesslich innerhalb der Schweiz verarbeiten und speichern. Damit erfüllt der Betrieb der Serie M/ die Anforderungen von Kunden, die eine Datenhaltung im Inland verlangen.

Die Verfügbarkeit wird durch die Mechanismen der Azure-Plattform und das Betriebskonzept von Solunex sichergestellt, etwa durch redundante Auslegung, Überwachung (Monitoring) und definierte Service-Level.

Ein wesentlicher Vorteil des Cloud-Betriebs ist die Elastizität: Rechenleistung kann bei Bedarf dynamisch hinzugeschaltet werden. Grosse Batch-Läufe, etwa Jahresabrechnungen oder Beitragsanpassungen mit Millionen von Dokumenten, können so zuverlässig verarbeitet werden, ohne dass dauerhaft überdimensionierte Infrastruktur vorgehalten werden muss. Nach der Lastspitze werden die Ressourcen wieder reduziert, was den Betrieb kosteneffizient hält.

Der Cloud-Betrieb umfasst ein geregeltes Backup- und Wiederherstellungskonzept. Daten werden regelmässig gesichert, und für den Ernstfall sind Wiederherstellungsprozesse definiert und getestet. Konkrete Zielwerte für Wiederherstellungszeit und maximalen Datenverlust (RTO/RPO) werden individuell pro Kunde vertraglich festgelegt.

Updates der Serie M/ und der zugrundeliegenden Infrastruktur werden von Solunex zentral eingespielt, koordiniert und finden in der Regel innerhalb definierter Wartungsfenster statt. Kunden müssen sich nicht selbst um Versionspflege oder Sicherheitsupdates kümmern; das ist Teil der kwsoft® Swiss Cloud. So bleibt die Lösung dauerhaft aktuell und sicher.

Für solche Szenarien greift ein Disaster-Recovery-Konzept. Azure bietet mit mehreren Verfügbarkeitszonen und der Möglichkeit georedundanter Auslegung die technische Grundlage, um auch beim Ausfall einzelner Komponenten oder eines Standorts den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Der Betrieb erfolgt nach den Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und, wo relevant, der DSGVO. Durch die Datenhaltung in Schweizer Azure-Regionen bleiben die Daten im Inland. Ergänzt wird dies durch technische und organisatorische Massnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Protokollierung. Solunex ist nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) zertifiziert, diese Zertifizierungen umfassen auch den Betrieb der Serie M/ und die damit verbundenen Prozesse.

Ja. Geschäftsdokumente enthalten regelmässig sensible personenbezogene Daten und werden entsprechend geschützt: bei der Übertragung über verschlüsselte Verbindungen (Transport-Verschlüsselung) und bei der Speicherung durch Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand (Encryption at Rest). Azure stellt hierfür etablierte Verschlüsselungsmechanismen bereit.

Der Zugriff wird über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept gesteuert: Nur autorisierte Personen erhalten Zugang, und jede Rolle erhält genau die Rechte, die für ihre Aufgabe nötig sind. Ergänzend kommen Mehrfaktor-Authentifizierung und eine Protokollierung der Zugriffe zum Einsatz, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.

Relevant sind auf mehreren Ebenen verschiedene Standards: Solunex ist nach ISO 27001 (Informationssicherheit) und ISO 9001 (Qualitätsmanagement) zertifiziert. Microsoft Azure bringt seinerseits ein breites Spektrum an Zertifizierungen mit (u. a. ISO 27001, SOC 1/2/3). Diese Kombination aus zertifiziertem Betreiber und zertifizierter Plattform schafft eine belastbare Grundlage für sicherheitskritische Dokumentenprozesse.

Aktuell arbeiten kwsoft® Schweiz und Solunex daran, das Audit des kwsoft® Swiss Cloud Services nach ISAE 3402 vorzubereiten. Das erste Audit ist für Mitte 2027 geplant.

Viele Branchen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Ein OMS kann erzeugte Dokumente unverändert und nachvollziehbar archivieren oder an ein revisionssicheres Archivsystem übergeben.

Ja. Ein zentrales Output-Management-System protokolliert die Erzeugung und Verteilung von Dokumenten lückenlos. Dadurch lässt sich nachweisen, welches Dokument wann, in welcher Version und über welchen Kanal versandt wurde. Diese Nachvollziehbarkeit ist gerade in regulierten Branchen wie Versicherung, Banken und Gesundheitswesen ein entscheidender Vorteil und erleichtert interne wie externe Audits erheblich.

Bei Beendigung der Zusammenarbeit werden die Kundendaten nach einem vereinbarten Verfahren übergeben und anschliessend gesichert gelöscht. Der Kunde erhält seine Daten und Vorlagen in einem nutzbaren Format zurück, sodass kein Lock-in entsteht.

Am Anfang steht ein unverbindliches Erstgespräch, in dem die Ausgangslage, die bestehende Dokumentenlandschaft und die Ziele erfasst werden. Daraus leiten wir gemeinsam die sinnvollen nächsten Schritte ab, etwa eine Ist-Analyse, einen Proof of Concept oder direkt ein Migrationskonzept.

Ja. Solunex betreibt die Serie M/, im Rahmen des kwsoft® Swiss Cloud Angebots, als Cloud-Service und verantwortet Verfügbarkeit, Wartung, Updates und Support. Kunden können sich damit vollständig auf ihre Fachprozesse konzentrieren, während der technische Betrieb in den Händen von Solunex und kwsoft Schweiz liegt.

Ja. Neben dem Cloud-Betrieb der Serie M/ berät Solunex auch zu Strategie, Konzeption und Migration im Output Management.

Solunex hat den Sitz in Fahrweid, im Westen von Zürich, und betreut Kunden in der gesamten Schweiz, sowohl vor Ort als auch remote.

Schreiben Sie uns direkt eine E-Mail an office@solunex.ch